市经贸局公文处理程序规定

　　为了使市经贸局公文处理工作规范化、制度化，结合市经贸局的实际情况，特制定本规定。

　　一、收文处理。一般包括登记、拟办、呈阅、分办、催办等程序。
　　 1、上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由办公室文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批。
　　 2、承办人应根据文件规定的传阅范围或领导批示，安排传阅或办理。局领导与科室之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
　　 3、凡需办理的公文，应先送办公室签批意见，再分送给领导批示后交由各科室办理。 各科室收到急件时，应在3天内答复退回文件；一般要办理的文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
　　 4、加强公文检查催办工作。办公室人员对有领导批示的公文及本单位发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
　　 5、领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交办公室人员立卷归档。

　　二、发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
　　 1、草拟公文的要求：
　　 （1）要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。
　　 （2）情况要真实，观点要明确，文字要精炼，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
　　 （3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
　　 （4）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁。
　　 （5）数字的写法。正式文件中，除文件编呈、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
　　 （6）章节序数的写法。一般应接下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
　　 （7）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事件名称等，一般不要简称。

　　2、公文审批。一般的文稿在送领导签发前，应由起草文件的科室负责人审核后送分管领导审批。一些重要的文稿或局领导指定由办公室核稿的文件，先由办公室审核后，再报局领导审批。以党组、工会名义发文的，由主要领导或分管领导审批。
　　3、公文签发。单位的一般性文件，由分管领导签发；重要文件，由主要领导签发。
　　4、公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
　　5、签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
　　6、公文签发后，一般由承办科室负责打印、装订，送办公室登记、盖章、分发，重要文件由办公室统一打印和分发。 打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期并盖章。
　　7、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。

　　三、文件的管理

　　1、公文办理完毕后，要将原件及三份稿送交档案管理人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。
　　2、各科室要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。 文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。
　　3、没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。

　　本规定从2003年10月28日起施行。过去有关公文处理的规定与本规定不一致的，以本规定为准。